Zásady ochrany osobních údajů

Vaše soukromí je důležité

Tyto zásady vysvětlují, jak se při používání Scoutzy zpracovávají osobní údaje. Scoutzy je nyní bezplatný, nekomerční osobní projekt provozovaný Karlem Ježkem; tím nejsou omezena použitelná práva na ochranu osobních údajů.

Tyto zásady jsou srozumitelně určeny uživatelům účtů i osobám odpovídajícím na veřejné formuláře. Organizace používající projekty Scoutzy musí osobám, jejichž záznamy nebo odpovědi spravuje, poskytnout vlastní informace o ochraně osobních údajů.

Kdo za zpracování odpovídá

Karel Ježek je správcem údajů o účtu Scoutzy, zabezpečení, správě služby a komunikaci s podporou. Kontakt: [email protected]. Přístup k produkčním datům má pouze Karel Ježek a konkrétně oprávněné osoby, které jej potřebují pro poskytování služby, podporu nebo údržbu.

U osobních údajů vložených do projektu organizace—včetně údajů o účastnících, rodičích či zákonných zástupcích, akcích, docházce, inventáři, uživatelích projektu, držitelích výpůjček a odpovědích ve formulářích—je organizace správcem a Scoutzy jejím zpracovatelem. Veřejní respondenti mohou odpovídat bez účtu Scoutzy. Použití Týmu ke správě přístupu k projektu tuto odpovědnost nemění. Organizace určuje účely použití údajů a vyřizuje žádosti těchto osob. Povinnosti správce a zpracovatele stanoví Smlouva o zpracování osobních údajů.

1. Informace, které shromažďujeme

2. Povinné a volitelné informace

Pro vytvoření a používání účtu musíte uvést uživatelské jméno, e-mailovou adresu, heslo a potvrdit přijetí Podmínek služby. Telefonní číslo a URL profilového obrázku jsou volitelné. Zpracováváme také technické a bezpečnostní údaje potřebné pro provoz a ochranu služby. Bez povinných údajů o účtu nemůžeme účet vytvořit ani provozovat.

3. Jak používáme vaše informace

Informace, které shromažďujeme, používáme k:

• Vytvoření a zabezpečení účtů, ruční posouzení nových registrací do hostované služby před přístupem, ověření uživatelů a poskytnutí požadované služby
• Provoz modulů projektů a funkcí přístupu přes Týmy, jejichž poskytování organizace nařídí podle smlouvy o zpracování osobních údajů
• Zaslání e-mailů pro obnovu hesla a schválení účtu a odpovědi na žádosti o podporu či ochranu údajů
• Prevenci zneužití, neoprávněného přístupu a bezpečnostních incidentů
• Plnění použitelných právních povinností a zvyšování spolehlivosti bez použití dat organizace pro marketing

4. Právní základ zpracování

U údajů o účtu a správě služby jsou našimi právními tituly plnění bezplatné služby, kterou požadujete, oprávněné zájmy na zabezpečení a provozu Scoutzy a případné zákonné povinnosti. Přijetí těchto podmínek nepovažujeme za souhlas podle GDPR tam, kde se opíráme o jiný titul. U dat projektu stanoví právní titul a případně podmínku dle čl. 9 GDPR organizace jako správce, včetně osob, jejichž jména jsou uvedena jako externí držitelé inventáře.

5. Automatizované rozhodování a profilování

Scoutzy nepoužívá profilování ani nerozhoduje o osobách výhradně automatizovaným zpracováním, které by mělo právní nebo obdobně významné účinky.

6. Ukládání a zabezpečení dat

7. Uchovávání dat

Údaje o účtu uchováváme po dobu jeho aktivace. Smazání účtu odstraní členství a tokeny pro obnovu hesla a smaže nebo pseudonymizuje údaje o účtu bez smazání obsahu projektu; odpovědi propojené s účtem o toto propojení přijdou. Odpovědi ve formulářích se uchovávají, dokud je organizace nesmaže jednotlivě, spolu s formulářem, modulem Formuláře nebo projektem; každý formulář obsahuje informaci organizace o době uchování. Uzavření či archivace formuláře zastaví nové odpovědi, ale dosavadní zachová. Vlastník projektu může modul vypnout se zachováním dat nebo po výslovném potvrzení data modulu trvale smazat. Může také projekt exportovat a požádat o jeho výmaz; přístup skončí ihned, živá data projektu se trvale smažou po 30denní lhůtě pro obnovení a v průběžných zálohách mohou zůstat nejvýše dalších sedm dní. Expirované tokeny resetu mažeme bez zbytečného odkladu, pozvánky po expiraci nebo odmítnutí v rámci 30denního procesu a minimalizované auditní záznamy po 90 dnech. Komunikaci s podporou ručně kontrolujeme a mažeme do 12 měsíců, pokud delší dobu nevyžaduje konkrétní právní nárok či povinnost.

Registrace do hostované služby mohou čekat na ruční schválení. Žadatel může požádat o stažení registrace a výmaz údajů na [email protected].

8. Sdílení dat

Osobní údaje neprodáváme ani data projektů nepoužíváme pro reklamu. Pokud organizace zvolí veřejné sdílení, otázky formuláře a informace poskytnuté organizací uvidí kdokoli s odkazem; odpovědi zůstávají dostupné pouze oprávněným administrátorům projektu a vlastníkovi. Loga projektů a volitelné obrázky formulářů se načítají přímo z adres zvolených organizací, takže web s obrázkem obdrží IP adresu návštěvníka a běžné údaje o požadavku. Údaje jinak mohou být zpřístupněny pouze takto:

• Oprávněným přímým členům projektu nebo členům Týmu s přístupem k příslušnému projektu a modulu podle jejich rolí a oprávnění
• Poskytovatelům služeb, kteří údaje zpracovávají pro níže popsané funkce
• Orgánům nebo jiným příjemcům, vyžaduje-li to právo nebo je-li to nutné k ochraně služby a osob před skutečnou bezpečnostní či právní hrozbou

9. Vaše práva

Máte právo:

• Přístup k vašim osobním údajům
• Opravit nepřesné nebo neúplné informace
• Obdržet kopii osobních údajů, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu nebo požádat o jejich předání jinému správci, je-li to technicky proveditelné (právo na přenositelnost údajů)
• Smazat svůj účet Scoutzy v Nastavení účtu nebo kontaktovat podporu kvůli stažení čekající registrace
• Jako vlastník projektu exportovat data projektu v Nastavení projektu
• Požádat o přístup, opravu, výmaz, omezení nebo vznést námitku k údajům o účtu, zabezpečení nebo podpoře
• Požádat o výmaz vašich osobních údajů (právo být zapomenut)
• Požádat o omezení zpracování vašich osobních údajů
• Vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů
• Podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (UOOU) na adrese uoou.gov.cz

Pro údaje o účtu, zabezpečení nebo podpoře napište na [email protected]; možná budeme muset ověřit vaši totožnost. Žádosti o odpověď ve formuláři, údaje účastníka, zákonného zástupce, držitele výpůjčky nebo jiný záznam projektu směřujte obvykle na organizaci odpovědnou za daný projekt jako správce; její kontakt je uveden u každého formuláře. Scoutzy jí v souladu se Smlouvou o zpracování osobních údajů přiměřeně pomůže. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů na uoou.gov.cz.

10. Cookies a sledování

Scoutzy používá nezbytné cookies a úložiště prohlížeče pro přihlášení, zabezpečení a zapamatování preferencí. Nepoužívá reklamní ani uživatelské analytické cookies Scoutzy.

Turnstile a jiné bezpečnostní funkce Cloudflare mohou nastavit bezpečnostní cookies nebo používat podobnou technologii k prevenci zneužití. Slouží k zabezpečení služby, nikoli k reklamě. Před použitím jakýchkoli nepodstatných analytických nebo marketingových cookies zavedeme souhlasovou lištu.

Úložiště prohlížeče: localStorage uchovává theme, preferredLocale, weekStartDay a timeFormat, dokud je nezměníte nebo nevymažete data prohlížeče. sessionStorage dočasně uchovává pending_invite_token během vyřizování pozvánky a odstraní se po jejím uplatnění nebo na konci relace prohlížeče.

11. Nezletilí a způsobilost k registraci

Účty jsou dostupné pouze oprávněným pracovníkům od 15 let. Uživatel ve věku 15–17 let musí mít oprávnění organizace a případný souhlas rodiče či zákonného zástupce potřebný k přijetí těchto podmínek. Respondenti veřejných formulářů účet Scoutzy nepotřebují a věkové omezení pro účty se na ně nevztahuje. Za právní titul, informace, případný souhlas a ochranu při sběru údajů od nezletilých či o nich odpovídá organizace; Scoutzy o těchto otázkách nerozhoduje.

Protože data projektu mohou zahrnovat data narození nezletilých a kontaktní údaje rodičů či zákonných zástupců, může organizace používající Scoutzy potřebovat pro své vlastní zpracování provést posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (DPIA) podle článku 35 GDPR. Na žádost Scoutzy poskytne organizaci informace přiměřeně nezbytné pro podporu tohoto posouzení v souladu s povinnostmi pomoci popsanými ve Smlouvě o zpracování osobních údajů.

12. Změny zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady můžeme aktualizovat podle právních, bezpečnostních, dodavatelských nebo provozních změn. Aktuální verzi a datum zveřejníme zde. Podstatné změny zpracovatelů se řídí Smlouvou o zpracování osobních údajů.